对于许多人来说，传真可能显得有些过时——毕竟我们现在有了电子邮件。然而，在全球范围内，包括医疗和法律行业在内的许多领域仍在每天使用传真。尽管许多传真依然通过传统的传真机完成，但现在已有更多方式可以发送文件。 如果你正在寻找一种不需要昂贵设备就能发送传真文档的方法，虚拟传真软件可能是你的理想选择。但到底什么是虚拟传真？它与传统传真有何区别？
虚拟传真软件可以完成传统传真机的所有功能。两者之间的主要区别在于虚拟传真不依赖硬件。如果你正打算从线下转移到线上，虚拟传真可以成为数字化转型的关键部分，尤其是在依赖传真的行业中。 传统传真机的工作原理是扫描文档并通过公共交换电话网络（PSTN）发送至目标地址。接收端的机器则会打印接收到的文档。
换句话说，传真机的设计初衷是为了让文档从一个地方传递到另一个地方。由于它可以即时传送，因此被认为是比邮寄文档的一大进步。传真还具有较高的安全性，这也是为什么它在法律和医疗领域被广泛使用的原因。 虚拟传真同样可以安全地将文档发送到另一个地点的人手中。不同之处在于，虚拟传真不需要收发双方拥有物理设备。只要双方都有可用的互联网连接，就可以随时发送或接收虚拟传真。
在发送虚拟传真之前，需要先将待发送的文档数字化。如果文档是在电脑上创建的，例如PDF文件，这一步可以省略。否则，需要扫描或以其他方式将纸质文档转换为数字格式。 一旦有了数字化文档，就可以使用FOIP（Fax Over IP）技术通过互联网连接发送传真。该技术将传真分解成数据包并转发至指定的IP地址。使用的软件替代了对硬件的需求——只需要上传选中的文档到虚拟传真软件即可！ 尽管虚拟传真软件显然不能接收物理传真，但许多传真机能够接收数字发送的传真并打印出来。这对于处理依然使用物理设备的办公室来说是非常有用的。
如果你拥有一台可以访问互联网的笔记本或台式电脑以及VoIP路由器，那么你已经有了发送虚拟传真所需的一切。唯一可能需要的硬件是一台扫描仪，用于将纸质文件数字化。
接收你传真的人可以拥有物理传真机，或者有电脑访问权。这为你提供了灵活性，即使对方没有传真机也能发送传真文档。
转向虚拟传真有许多好处。首先，它更便宜——不需要投资昂贵的硬件！此外，虚拟传真软件不需要墨盒，这又为你节省了一笔费用。 如果你不经常发送传真，现在可能是考虑开始的时候了。虚拟传真使得管理和分享各类文档变得非常容易，从医疗记录到照片集锦都可以通过传真发送。 只要有互联网连接，传真接收总是良好的，并且发送传真的成本是固定的，不会因为发送目的地的不同而变化。像物理传真一样，虚拟传真也具有高水平的安全性，这意味着它可能比电子邮件更安全。 任何远程工作的人都可以从传真中受益，因为它是一种快速高效地从一个地点传输文件到另一个地点的方式。分布式团队成员同样适用，尤其是当团队分布在多个国家时。
尽管有些人认为传真正在过时，但事实上许多企业依然依赖传真来生存和发展。使用虚拟传真软件时，不再需要依赖笨重的硬件，这意味着你可以随时随地传真任何人。结合成本效益和易用性，虚拟传真代表着未来的发展方向。
